UPC T&I
Konferencja hybrydowa UPC Technology & Innovation
350 osób, od briefu do realizacji w 10 dni roboczych
Dla działu Technology & Innovation UPC Creative Answer zorganizowała dwudniową konferencję hybrydową dla 350 uczestników stacjonarnie (Hotel Mazurkas) oraz publiczności online – od briefu do realizacji w zaledwie 10 dni roboczych. Dostarczyliśmy pełny format: scenę części oficjalnej, strefę networkingową, przestrzeń wystawienniczą partnerów technologicznych, transmisję online oraz wieczorną część integracyjną. Event hybrydowy to ukłon w stronę tych, którzy nie mogą wziąć udziału w wydarzeniu osobiście. Pozwala on również zaprosić dowolną liczbę gości, ponieważ nie obowiązują nas wtedy ograniczenia przestrzeni. Zatem skoro nie mieliśmy ograniczeń, to przygotowaliśmy konferencję na 350 osób!
Zadanie agencji
Wyzwanie i kontekst
Sektor Technology & Innovation działa w tempie, które nie uznaje standardowych harmonogramów eventowych. UPC potrzebowało partnera zdolnego dowieźć dwudniową konferencję dla 350 osób z działu IT i partnerów biznesowych – w formacie hybrydowym, z pełnym standardem premium marki telekomunikacyjnej – w 10 dni roboczych.
Format hybrydowy dokładał drugą warstwę złożoności: event musiał działać równolegle dla dwóch publiczności. Hybrydowość to ukłon w stronę tych, którzy nie mogą wziąć udziału osobiście – i jednocześnie zniesienie limitu miejsc: skoro przestrzeń online nie ma ograniczeń, konferencję zaprojektowano bez górnej granicy zasięgu.
Realizacja
Produkcja w trybie równoległym. W trybie ekspresowym nie ma miejsca na sekwencję „najpierw obiekt, potem technika, potem rejestracja”. Wszystkie ścieżki ruszyły równocześnie: kontraktowanie Hotelu Mazurkas, budowa scenografii, konfiguracja platformy streamingowej, rejestracja uczestników i komunikacja. Bez buforów, na sieci sprawdzonych dostawców, którą budujemy od prawie dwóch dekad.
Hybrydowość bez kompromisów. Event hybrydowy to ukłon w stronę tych, którzy nie mogą wziąć udziału osobiście, i jednocześnie zniesienie limitu miejsc. Skoro przestrzeń online nie zna ograniczeń, konferencję zaprojektowaliśmy bez górnej granicy zasięgu: 350 osób na sali i dowolna liczba gości przed ekranami. Kluczowa zasada: publiczność online nie jest publicznością drugiej kategorii. Transmisja działała jako pełnoprawny kanał wydarzenia, a nie dogrywka z kamery w rogu sali.
Trzy przestrzenie w miejscu eventu:
- Strefa części oficjalnej z w pełni wyposażoną sceną.
- Strefa networkingowa zaprojektowana pod realne rozmowy, nie przypadkowe mijanie się przy kawie.
- Przestrzeń wystawiennicza, w której partnerzy technologiczni prezentowali produkty i rozwiązania wspierające pracę działu IT.
Część wieczorna. Po części konferencyjnej odbyła się impreza z DJ-em, a największą atrakcją, jak to często bywa, okazała się fotobudka. W konferencjach działowych część wieczorna to nie dodatek, tylko moment, w którym event przestaje być spotkaniem służbowym, a zaczyna budować zespół.
Efekty
- Konferencja hybrydowa dla 350 osób dostarczona w 10 dni roboczych. To nasze potwierdzone minimum czasowe dla formatów ekspresowych i jeden z najmocniejszych dowodów niezawodności agencji.
- Dwie publiczności, stacjonarna i online, obsłużone w jednym spójnym formacie, bez limitu miejsc po stronie online.
- Realna wartość biznesowa dla partnerów technologicznych dzięki strefie expo.
- Kolejny projekt w wieloletniej współpracy z UPC, obok kampanii, roadshow i akcji wielolokalizacyjnych.
Nie boimy się wyzwań
Wyzwaniem było sprowadzenie 350 osób z całej polski różnymi transportami w jednym czasie. Wąskim gardłem był punkt recepcyjny ponieważ każdemu badaliśmy temperaturę, zbieraliśmy oświadczenia Covid, sprawdzaliśmy certyfikaty, wydawaliśmy identyfikatory, opaski na rękę i wręczaliśmy gift pack’i. Aby uniknąć tłoku i usprawnić rejestrację gości zbudowaliśmy 12 metrową ladę recepcyjną z 12 stanowiskami.
Creative Answer odowiadało za całościową organizację eventu w trybie ekspresowym i reżimie sanitarnym. Pracowaliśmy całym zespołem 24/7,
FAQ
Jak szybko da się zorganizować konferencję hybrydową?
Nasze potwierdzone minimum dla formatów ekspresowych to ok. 10 dni roboczych przy pełnej produkcji hybrydowej, dokładnie tyle trwał projekt UPC T&I. Standardowo rekomendujemy 3-6 tygodni.
Z jakich platform streamingowych korzystacie?
Zoom Webinar, Microsoft Teams i Teams Live, Webex, YouTube Live i Vimeo (stream prywatny lub osadzony), OBS Studio, vMix, StreamYard oraz dedykowane platformy eventowe i rejestracyjne.
Czy zapewniacie sprzęt do transmisji live?
Tak, dysponujemy własnym sprzętem i kompetencjami realizacji transmisji. Przy dużej skali lub skomplikowanych projektach dobieramy dodatkowy sprzęt i zewnętrzne firmy AV.
Jakie narzędzia interaktywne angażują publiczność online?
Slido, Mentimeter, Miro, Q&A na żywo, moderowany chat, ankiety i głosowania na żywo, quizy Kahoot, aplikacje eventowe z powiadomieniami push, rozwiązania QR.
Ile eventów hybrydowych i online zrealizowaliście?
Co najmniej kilkanaście formatów, z zasięgiem do ok. 500 osób jednocześnie online oraz realizacjami dla ok. 400, 350, 109 i 50 uczestników.
Co powinno znaleźć się w przestrzeni konferencji hybrydowej?
Sprawdzony układ to strefa części oficjalnej ze sceną, strefa networkingowa i przestrzeń wystawiennicza dla partnerów. Do tego rejestracja, obsługa gości i przy formatach dwudniowych część wieczorna.
Realizujemy kampanie marketingowe i eventy dla marek, wspierając ich cele biznesowe poprzez skuteczne działania i dopracowaną realizację. Łączymy twarde wyniki z wysokim komfortem współpracy.
