Kongres mieszkaniowy
Gala Wieczorna – kongres branżowy dla 700 gości z galą VIP
Dla Polskiego Związku Firm Deweloperskich i SGH Creative Answer zorganizowała kompleksowo III Kongres Mieszkaniowy – ekspercką konferencję branżową dla 700 gości, zwieńczoną uroczystą galą wieczorną dla ok. 300 osób w Pawilonie Czterech Kopuł we Wrocławiu, z nocnym zwiedzaniem muzeum jako doświadczeniem specjalnym. Prowadziliśmy Biuro Kongresu, pozyskiwaliśmy partnerów i patronaty oraz odpowiadaliśmy za PR, komunikację, logistykę i pełną produkcję wydarzenia.
III Kongres mieszkaniowy był najważniejszym wydarzeniem 2016 roku, które dotyczyło rynku mieszkalnictwa. Uczestniczyli w nim przedstawiciele wszystkich najważniejszych obszarów rynku nieruchomości, przedstawiciele Ministerstwa Infrastruktury i Budownictwa, Rozwoju, Energi, Wojewodowie i Prezydenci Miast, Prezesi Firm Developerskich oraz Prezesi firm działających w obszarze całego rynku mieszkalnictwa.
Wyzwanie i kontekst
Kongres branżowy z udziałem kluczowych decydentów rynku mieszkaniowego to wydarzenie, w którym nie ma miejsca na kompromisy: merytoryczna część konferencyjna dla 700 osób wymaga bezbłędnej obsługi rejestracji, prelegentów i agendy, a wieczorna gala VIP – produkcji na poziomie odpowiadającym randze gości.
Dodatkową warstwą złożoności był obiekt: Pawilon Czterech Kopuł to przestrzeń muzealna o ścisłych rygorach konserwatorskich i operacyjnych. Produkcja gali w takim miejscu oznacza pracę w ograniczonych oknach montażowych, z restrykcjami technicznymi i pod nadzorem instytucji – przy zachowaniu pełnej płynności doświadczenia gościa.
Zadanie Agencji
Koncepcja i realizacja
- Biuro Kongresu jako centrum dowodzenia: rejestracja i komunikacja z uczestnikami, obsługa prelegentów, koordynacja agendy i punkt informacyjny wydarzenia – w jednym miejscu, prowadzonym przez zespół agencji.
- Partnerzy i patronaty: aktywne pozyskiwanie partnerów biznesowych i patronów medialnych, budujące zarówno budżet, jak i zasięg wydarzenia.
- Gala w przestrzeni muzealnej: produkcja uroczystej gali wieczornej dla 300 gości w Pawilonie Czterech Kopuł, z nocnym zwiedzaniem wystaw jako unikalnym „wow moment” – doświadczeniem niedostępnym dla zwykłego zwiedzającego.
- PR i komunikacja: obsługa mediów przed, w trakcie i po wydarzeniu, spójna komunikacja kongresu we wszystkich kanałach.
Logistyka i backstage
Kongres tej rangi to w praktyce dwa wydarzenia w jednym: dzienna konferencja ekspercka i wieczorna gala VIP, każde z własną logistyką, techniką i dramaturgią – połączone płynnym przejściem gości między trybami. Po stronie backstage’u oznaczało to koordynację dostawców techniki, cateringu, transportu i obsługi w dwóch reżimach czasowych, przy rygorach obiektu muzealnego. W projektach tej skali koordynujemy standardowo od kilkunastu do kilkudziesięciu podwykonawców, a klient rozmawia z jednym opiekunem (SPOC).
Detale, które robiły różnicę
Nocne zwiedzanie muzeum zamieniło galę z „kolacji z przemówieniami” w doświadczenie, o którym goście opowiadają po wydarzeniu. Płynne przejście z trybu konferencyjnego w wieczorny – bez logistycznych szwów widocznych dla uczestnika – to znak rozpoznawczy dobrze zaprojektowanego flow gości.
Efekty
Challenge accepted! Creative Answer stanęło przed dużym wyzwaniem zorganizowania znanego już na rynku wydarzenia gospodarczego w zupełnie nowej odsłonie. Kiedy unikalna koncepcja wydarzenia była już gotowa, rozpoczęliśmy pracę organizacyjno-logistyczną, taką jak pozyskanie partnerów biznesowych wydarzenia, zbudowanie strategii komunikacji, zaplanowanie mediów off-line i on-line promujących wydarzenie, zaproszenie gości (prowadzenie Biura Kongresu), pozyskanie patronatów merytorycznych, obsługa PR, pełna organizacja i logistyka wydarzenia
- Sprawna realizacja wydarzenia dla 700 uczestników z udziałem kluczowych decydentów branży mieszkaniowej.
- Gala VIP dla 300 gości w jednym z najbardziej prestiżowych i najbardziej wymagających obiektów Wrocławia.
- Wydarzenie o bardzo wysokiej randze zrealizowane w rygorze obiektu muzealnego – dowód kompetencji agencji w projektach premium.
- Umocnienie pozycji Creative Answer jako agencji wyspecjalizowanej w prestiżowych kongresach branżowych.
Gala, Warhol & Sasnal
Uroczysta Gala Wieczorna to wyjątkowe wydarzenie, które wymagało odpowiedniej oprawy i dlatego właśnie zorganizowaliśmy je w nowo otwartym Muzeum Sztuki Współczesnej we Wrocławiu. W gali wzięło udział prawie 300 Gości, którzy uczestniczyli w nocnym zwiedzaniu ekspozycji Muzeum obejmujących m.in. kolekcję Andy’ego Warhol’a oraz Wilhema Sasnala.
Pamiętajmy o kulturze
Udało nam się również zaangażować Klienta w unikalny projekt kulturalny. Polski Związek Firm Deweloperskich w imieniu firm członkowskich, objął patronatem konserwację zabytkowej księgi z XVII wieku, Sztambucha wrocławskich czeladników murarskich i kamieniarskich.
Creative Answer odpowiadało za kompleksową organizację eventu, pozyskanie partnerów biznesowych oraz patronatów medialnych.
FAQ
Co obejmuje prowadzenie Biura Kongresu?
Rejestrację i komunikację z uczestnikami, obsługę prelegentów, koordynację agendy, punkt informacyjny podczas wydarzenia oraz raportowanie po kongresie. Biuro Kongresu to operacyjne serce każdego dużego wydarzenia konferencyjnego.
Co wchodzi w zakres organizacji konferencji lub kongresu?
Agendę, scenografię, scenę, oświetlenie i dźwięk, tłumaczenia, aplikację eventową, rejestrację, biuro kongresu oraz logistykę. Realizujemy formaty od 87 do 700 uczestników – od kameralnych szczytów po kongresy ogólnopolskie.
Czy organizujecie kongresy poza Warszawą?
Tak – działamy w całej Polsce: m.in. Wrocław, Kraków, Katowice, Poznań, Gdańsk, Łódź, Lublin, Szczecin. Realizowaliśmy też akcje w kilkudziesięciu lokalizacjach równolegle.
Czy zapewniacie transport i noclegi dla uczestników?
Tak – pełne zabezpieczenie logistyki: od 5 równoległych autokarów dla 300 osób z różnych miast po indywidualne przejazdy VIP. Współpracujemy ze sprawdzonymi bazami noclegowymi.
Ile trwa organizacja kongresu?
Konferencje, gale i jubileusze planujemy zwykle w horyzoncie 6-12 tygodni; duże kongresy z pozyskiwaniem partnerów – do 3-6 miesięcy.
Realizujemy kampanie marketingowe i eventy dla marek, wspierając ich cele biznesowe poprzez skuteczne działania i dopracowaną realizację. Łączymy twarde wyniki z wysokim komfortem współpracy.
