Tutlo
Konferencja premium i Hollywoodzki bal
Jako Creative Answer zrealizowaliśmy kompleksowy, dwudniowy wyjazd integracyjny w modelu 360° dla 500 pracowników Tutlo – lidera sektora EdTech. Projekt połączył intensywną, 5,5-godzinną agendę konferencyjną z wieczornym balem tematycznym „Frost Yourself”, inspirowanym kinową estetyką srebra i lodu. Pełna produkcja objęła zsynchronizowaną logistykę transportowo-noclegową w dwóch obiektach jednocześnie, wdrożenie dedykowanej aplikacji z systemem grywalizacji, autorską scenografię z naturalnego lodu oraz koordynację wystąpienia gościa specjalnego
Zadanie Agencji
Konferencja premium i Hollywoodzki bal tego samego dnia.
Głównym wyzwaniem projektowym było idealne zbalansowanie dwóch skrajnych trybów wydarzenia w ciągu jednego dnia. Agenda wymagała przeprowadzenia 5,5 godziny intensywnych warsztatów i prezentacji biznesowych (kończących się o 16:30), a zaledwie trzy godziny później – otwarcia spektakularnego balu, który miał całkowicie odciąć uczestników od klimatu pracy i przenieść ich w świat filmowej rozrywki premium.
Kluczowe wyzwania operacyjne, które przekuliśmy w sukces:
- Stworzenie płynnego przejścia między merytoryczną konferencją a wieczorną galą, bez logistycznego chaosu i przestojów dla 500 osób.
- Zaprojektowanie motywu przewodniego „Frost Yourself” tak, aby zachwycał elegancją i budował unikalny klimat niezależnie od tego, czy uczestnicy znali filmową inspirację, czy po prostu chłonęli prestiżową, zimową estetykę.
- Zsynchronizowanie logistyki noclegowej i procesów check-in w dwóch sąsiadujących ze sobą obiektach hotelowych (oddalonych o 4 minuty pieszo), wymuszone wielkością grupy.
Realizacja
Kreacja bez kompromisów i technologia zbliżenia
1. Scenografia „Frost Yourself” i kunszt naturalnego lodu
Standardową przestrzeń bankietową przekształciliśmy w lodowe królestwo o kinowym charakterze. Paleta barw oparta na złocie, srebrze i bieli została dopełniona precyzyjnym, ambientowym oświetleniem architektonicznym w głębokich, mroźnych odcieniach błękitu.
Centralnym punktem brand experience i magnesem dla obiektywów były autorskie instalacje z prawdziwego, krystalicznie przezroczystego lodu:
- Monumentalny napis lodowy „I ♡ TUTLO” o wysokości 1 metra, stanowiący główną strefę fotograficzną wydarzenia.
- Pełnowymiarowy bar lodowy – wykonana w 100% z brył lodu instalacja z zatopionym i podświetlonym logo Tutlo, utrzymująca pełną formę przez ponad 12 godzin zabawy (wyposażona w system ukrytego odprowadzania wody).
- Lodowa fontanna alkoholowa – potężna, rzeźbiona bryła z misą, z której efektownie serwowano welcome drinki.
2. Grywalizacja: jedna aplikacja, jedna ciągła opowieść
Aby połączyć dzień z nocą, wdrożyliśmy zaawansowaną aplikację eventową z autorskim systemem punktowym. Zamiast dwóch oddzielnych bloków, uczestnicy wzięli udział w jednej, całodniowej rozgrywce:
- Treasure Hunt – grywalizacja terenowa polegająca na skanowaniu kodów QR ukrytych zarówno w przestrzeniach hotelowych, jak i wewnątrz slajdów podczas porannych prezentacji biznesowych.
- Quiz wiedzy o firmie – dynamiczny test z rankingiem na żywo, angażujący setki osób jednocześnie.
- Zamknięte forum foto – moduł społecznościowy z natychmiastowym głosowaniem na najbardziej kreatywne, wieczorne stylizacje gości.
Efekt: punkty zdobyte na porannym panelu o godzinie 12:00 bezpośrednio decydowały o tym, kto o 23:00 wejdzie na scenę po kryształową statuetkę Tutlo podczas nocnej gali.
3. Logistyka 360° i gość specjalny
Przejęliśmy pełną odpowiedzialność za koordynację floty autokarów, catering premium (w tym dedykowane przerwy kawowe oraz pakiety open bar dopasowane do struktury grupy) oraz zarządzanie czasem on-site.
W kluczowym oknie przejściowym (16:30–18:00) zapewniliśmy najwyższy poziom merytorycznego uderzenia. Zaproszony przez nas gość specjalny porwał 450-osobową publiczność dynamicznym, autorskim wystąpieniem z obszaru motywacji i psychologii zmiany, idealnie wpisując się w kulturę organizacji EdTech. Gdy uczestnicy po wykładzie udali się do pokoi, nasz zespół techniczny w zaledwie 120 minut dokonał całkowitej metamorfozy sali konferencyjnej w wielki bal, otwarty widowiskowym, przestrzennym pokazem 5 laserów RGB zsynchronizowanych z muzyką.
Efekt
Jedno wydarzenie, dwa cele eventowe
- 450 uczestników obsłużonych w ramach jednego eventu 360° – od porannych warsztatów po nocną galę.
- 120 minut na całkowitą metamorfozę sali konferencyjnej w salę balową, bez przestoju odczuwalnego dla gości.
- Ponad 12 godzin pełnej formy autorskich instalacji lodowych, w tym baru z podświetlonym logo Tutlo.
- Jedna aplikacja eventowa spinająca Treasure Hunt, quiz wiedzy o firmie i forum foto w jedną, ciągłą rozgrywkę trwającą od 12:00 do 23:00.
- 5 laserów RGB zsynchronizowanych z muzyką jako otwarcie części wieczornej.
Dlaczego to było ważne dla klienta
- Zero logistycznego chaosu przy 450 osobach. Płynne przejście z konferencji do balu w 120 minut oznaczało, że uczestnicy nie odczuli „przerwy technicznej” w programie.
- Motyw przewodni działający niezależnie od znajomości inspiracji. „Frost Yourself” budował efekt WOW estetyką, a nie odwołaniem, które trzeba było najpierw wyjaśnić.
- Ciągłość zaangażowania. Punkty zdobywane od porannego panelu decydowały o wieczornej nagrodzie – frekwencja i uwaga na części merytorycznej były wyższe, bo miały realne przełożenie na zabawę.
- Jedna agencja, jedna odpowiedzialność. Transport, nocleg w dwóch obiektach, catering, technologia i gość specjalny, Radosław Kotarski – całość skoordynowana przez jeden zespół, bez rozproszenia odpowiedzialności między dostawców.
Sprawdź Nas!
Realizujemy kampanie marketingowe i eventy dla marek, wspierając ich cele biznesowe poprzez skuteczne działania i dopracowaną realizację. Łączymy twarde wyniki z wysokim komfortem współpracy.
FAQ: Organizacja eventów korporacyjnych i konferencji w Warszawie
Ile kosztuje organizacja eventu integracyjnego dla 500 osób?
Koszt zależy od wielu zmiennych: wyboru venue, liczby uczestników, zakresu scenografii, transportu, cateringu oraz obecności gościa specjalnego. Dwa eventy tej samej skali mogą różnić się budżetem kilkukrotnie — dlatego dla wydarzeń klasy L (300–600 osób) zawsze pracujemy na indywidualnej kalkulacji, przygotowanej pod konkretny brief. Po pierwszej rozmowie otrzymujesz przejrzysty kosztorys z rozbiciem na obszary, więc od początku wiesz, za co płacisz.
Ile czasu potrzeba na przygotowanie konferencji firmowej dla kilkuset osób?
Standardowo rekomendujemy 6–8 tygodni na pełną produkcję. Da się szybciej: Zimowy Konwent TUTLO, dwudniowy event korporacyjny dla 500 osób — wyprodukowaliśmy w 4 tygodnie od podpisania umowy. Warunki: venue rezerwowane z wyprzedzeniem i sprawne decyzje po stronie klienta (przy krótkim harmonogramie kluczowe wybory zapadają w 24–48 godzin). Im wcześniej zaczynamy, tym większy wybór terminów, obiektów i atrakcji.
Co zrobić, gdy jeden hotel nie pomieści wszystkich uczestników?
Pracujemy wtedy na dwóch (lub więcej) obiektach i bierzemy na siebie ich synchronizację: check-iny, agendy, transfery i komunikację do uczestników. Przy evencie TUTLO część gości nocowała w hotelu głównym, a ok. 150 osób w obiekcie oddalonym o 4 minuty pieszo — z perspektywy uczestnika wszystko działało jak jedno miejsce.
Czy organizujecie eventy poza Warszawą?
Tak – działamy w całej Polsce. Jako agencja eventowa realizujemy projekty m.in. w Warszawie, Łodzi, Krakowie i Trójmieście, a lokalizację często rekomendujemy sami, pod logistykę konkretnego zespołu. Dla TUTLO wybraliśmy Łódź – centralnie położoną i dobrze skomunikowaną dla pracowników dojeżdżających z pięciu różnych miast.
Jak wygląda współpraca z agencją przy evencie all-hands dla całej firmy?
Na zasadzie jednego punktu kontaktu (SPOC): dostajesz dedykowanego project managera, który koordynuje wszystkich podwykonawców — przy dużych realizacjach to kilkunastu dostawców naraz. Ty prowadzisz jedną rozmowę, my pilnujemy reszty. Tak pracowaliśmy przy evencie all-hands TUTLO: jeden brief, jeden PM, 13+ dostawców pod naszą kontrolą — klient nie musiał niczego pilnować samodzielnie.
Jak połączyć konferencję firmową z imprezą integracyjną w jednym wydarzeniu?
Najlepiej działa wyraźna zmiana rytmu: merytoryczny dzień, moment „wow” na przełamanie i wieczór, który wygląda zupełnie inaczej niż sala konferencyjna. W przypadku TUTLO całodzienna konferencja z gościem specjalnym płynnie przeszła w galę — uczestnicy po przerwie zastali salę zamienioną w mroźną krainę lodu, z barem lodowym montowanym na żywo i pokazem laserowym. Jedna przestrzeń, dwa całkowicie różne doświadczenia.
Czy pomagacie w zaproszeniu gościa specjalnego lub prelegenta?
Tak – rekomendujemy nazwiska dopasowane do celu wydarzenia i firmy, negocjujemy warunki i prowadzimy cały booking: od umowy po opiekę w dniu eventu. Dobrze dobrany gość potrafi podnieść rangę spotkania z „wigilii firmowej” do konwentu z realną treścią, na Zimowym Konwencie TUTLO wystąpienie Radosława Kotarskiego było jednym z najwyżej ocenianych punktów programu.
Jakie atrakcje sprawdzają się na dużym evencie firmowym?
Te, które budują wspólne doświadczenie i dają się fotografować. Na zimowej gali TUTLO najlepiej zadziałały: rzeźba lodowa z logo firmy (naturalny punkt zdjęciowy), bar lodowy montowany na żywo, lodowa fontanna przy wejściu, pokaz laserowy zsynchronizowany z muzyką, fotobudka 360° oraz niespodzianka — stoisko z lodami tajskimi. Dobór atrakcji zawsze podporządkowujemy motywowi przewodniemu, żeby event był spójną opowieścią, a nie zlepkiem punktów programu.
